Gmailに添付されたデータを、件名によって振り分けて、各フォルダに保存しつつ、ログを残すGASスクリプト

業務の効率化が図れました。

/**
 * 仕様：
 * - 検索：今月1日以降（after:YYYY/MM/01）
 * - 件名キーワードで添付を共有フォルダへ保存
 * - 送信者へ「返信」で受領確認（事務担当をCC）
 * - 保存できたらスレッドに「添付ファイル保存済み」ラベル
 * - 二重処理防止：messageId を ScriptProperties に記録（スター不使用）
 * - ②ログ：スプレッドシートに保存結果を追記
 */
function saveAttachments_fromThisMonth_threadLabel_replyNotify_withLog() {
  // ===== 設定 =====
  const recipient = "sample@gmail.com"; // ★変更してください
  const adminEmail = "admin@gmail.com"; // ★変更してください
  const doneLabelName = "添付ファイル保存済み";

  // ★ログ用スプレッドシートID（最初に作ってIDを貼る）
  const LOG_SHEET_ID = "";
  const LOG_TAB_NAME = "log";

  const rules = [
    { keyword: "報告", folderName: "年度当初報告", folderId: "1FLLUzXkc2gnG7af8e5LWs2gwPra6Ms_i" },
    { keyword: "会報", folderName: "会報紀要",   folderId: "1B8vME6pm7FjNzQsuO55vR2apxqbC7-h4" },
    { keyword: "論文", folderName: "教育論文",   folderId: "1-TMQzemKYkRrP0GqVqe82AeJ8w6WYRFR" }
  ];
  const defaultFolder = { folderName: "未分類", folderId: "1lt9DXVGB-Pe7HskWT3Q8ZA5Tz4SSO17P" };
  // ==============

  const tz = Session.getScriptTimeZone() || "Asia/Tokyo";
  const doneLabel = GmailApp.getUserLabelByName(doneLabelName) || GmailApp.createLabel(doneLabelName);
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  const logSheet = getOrInitLogSheet_(LOG_SHEET_ID, LOG_TAB_NAME);

  // 今月1日以降
  const after = getFirstDayOfThisMonthStr_();
  const query = `to:${recipient} has:attachment after:${after}`;
  const threads = GmailApp.search(query);

  for (const thread of threads) {
    let savedSomethingInThisThread = false;

    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      const msgId = message.getId();

      // 重複処理防止（messageId）
      if (props.getProperty("done_" + msgId)) continue;

      const d = message.getDate();
      const fromRaw = message.getFrom() || "(送信者不明)";
      const subject = message.getSubject() || "(件名なし)";

      try {
        const attachments = message.getAttachments({ includeInlineImages: false });
        if (!attachments || attachments.length === 0) continue;

        const dest = pickDestination_(subject, rules, defaultFolder);
        const folder = DriveApp.getFolderById(dest.folderId);

        const savedNames = [];
        for (const att of attachments) {
          const file = folder.createFile(att);
          savedNames.push(file.getName());
        }

        // 返信（事務担当CC）
        const mail = buildReplyBody_({
          fromRaw,
          subject,
          date: d,
          folderName: dest.folderName,
          savedNames
        });

        message.reply(mail.body, {
          cc: adminEmail,
          name: " 事務局（自動送信）"
        });

        // 処理済み記録
        props.setProperty("done_" + msgId, new Date().toISOString());
        savedSomethingInThisThread = true;

        // ②ログ：成功
        appendLog_(logSheet, tz, {
          status: "OK",
          messageId: msgId,
          threadId: thread.getId(),
          mailDate: d,
          from: fromRaw,
          subject,
          folderName: dest.folderName,
          fileNames: savedNames.join(" / "),
          note: ""
        });

      } catch (e) {
        // ②ログ：失敗（※失敗時は done_ を付けない＝次回再処理できる）
        appendLog_(logSheet, tz, {
          status: "ERROR",
          messageId: msgId,
          threadId: thread.getId(),
          mailDate: d,
          from: fromRaw,
          subject,
          folderName: "",
          fileNames: "",
          note: (e && e.message) ? e.message : String(e)
        });
      }
    }

    // スレッドにラベル（見える管理）
    if (savedSomethingInThisThread) {
      thread.addLabel(doneLabel);
    }
  }
}

/** 今月1日（yyyy/MM/dd） */
function getFirstDayOfThisMonthStr_() {
  const tz = Session.getScriptTimeZone() || "Asia/Tokyo";
  const now = new Date();
  const y = Number(Utilities.formatDate(now, tz, "yyyy"));
  const m = Number(Utilities.formatDate(now, tz, "MM"));
  const firstDay = new Date(y, m - 1, 1, 0, 0, 0);
  return Utilities.formatDate(firstDay, tz, "yyyy/MM/dd");
}

/** 件名から保存先を決める（優先順） */
function pickDestination_(subject, rules, defaultFolder) {
  for (const r of rules) {
    if (subject.includes(r.keyword)) return r;
  }
  return defaultFolder;
}

/** 返信本文（受領確認）を作る */
function buildReplyBody_(params) {
  const tz = Session.getScriptTimeZone() || "Asia/Tokyo";
  const receivedAt = Utilities.formatDate(params.date, tz, "yyyy/MM/dd HH:mm");
  const fileLines = params.savedNames.map(n => `・${n}`).join("\n");

  return {
    body:
`${params.fromRaw} 様

常日頃より大変お世話になっております。

以下のメールにつきまして、添付ファイルを正常に受領し、共有フォルダへ保存いたしました。
本メールは自動送信による受領確認です。

――――――――――
■ 対象メール
件名：${params.subject}
受領日時：${receivedAt}

■ 保存先
${params.folderName}

■ 保存したファイル
${fileLines}
――――――――――

内容に不備等がございましたら、改めてご連絡させていただく場合がございます。
この自動返信プログラムは、生成AIを活用して作成しました。

今後ともよろしくお願いいたします。

――――――――――
事務局
――――――――――
`
  };
}

/** ログ用シート取得＆ヘッダ初期化 */
function getOrInitLogSheet_(spreadsheetId, tabName) {
  const ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  const sheet = ss.getSheetByName(tabName) || ss.insertSheet(tabName);

  if (sheet.getLastRow() === 0) {
    sheet.appendRow([
      "loggedAt",
      "status",
      "messageId",
      "threadId",
      "mailDate",
      "from",
      "subject",
      "folderName",
      "fileNames",
      "note"
    ]);
  }
  return sheet;
}

/** ログ追記 */
function appendLog_(sheet, tz, row) {
  sheet.appendRow([
    Utilities.formatDate(new Date(), tz, "yyyy/MM/dd HH:mm:ss"),
    row.status,
    row.messageId,
    row.threadId,
    Utilities.formatDate(row.mailDate, tz, "yyyy/MM/dd HH:mm:ss"),
    row.from,
    row.subject,
    row.folderName,
    row.fileNames,
    row.note
  ]);
}