1. データ提出用のアドレスを一つに決めて、データを集める
送信先として sample@gmail.com を設定。
- 件名に、以下のキーワードを入れてデータを添付してもらう
- 報告 ：年度当初の提出データ（Excel）
- 会報 ：会報誌の原稿データ（Word、画像など）
- 論文 ：論文応募者からの論文データ（PDF）
- 添付ファイルを、Googleドライブの各フォルダに自動保存しつつ、提出者と事務局に添付データが保存された旨のメールを自動で送る。
- 添付データの保存の記録ログを自動で取る。問い合わせ、エラーの対応のため。
イメージ
sample@gmail.comに添付ファイルを送る
→ 件名に 報告 とあれば → 報告フォルダに自動保存 → 確認メール
→ 会報 〃 → 会報フォルダに自動保存 → 確認メール
→ 論文 〃 → 論文フォルダに自動保存 → 確認メール
確認メールの例
常日頃より大変お世話になっております。
以下のメールにつきまして、添付ファイルを正常に受領し、共有フォルダへ保存いたしました。
本メールは自動送信による受領確認です。
――――――――――
■ 対象メール
件名：${params.subject}
受領日時：${receivedAt}
■ 保存先
${params.folderName} ← 報告フォルダ、会報フォルダ、論文フォルダのどこに保存したか
■ 保存したファイル
${fileLines} ← 何を保存したか
――――――――――
内容に不備等がございましたら、改めてご連絡させていただく場合がございます。
（以下略）
※昨年度は、会報誌のデータをこのアドレス宛に提出してもらい、うまく運用できた実績あり。R7年度は、その経験を活かし、より発展的に運用したい。
※この自動保存＆返信システムは、ChatGPTを活用してGASを組んで作成した。
2. 年度当初報告に、Googleフォームを活用する
以下のデータについて、Googleフォームで集約することにする。
- 支部長氏名報告
- 町村教育委員会長氏名報告（東茨城郡、稲敷郡、猿島郡のみ）
- 支部学校数報告
- 学校別会員数報告
- 企画員、各委員等報告
- 各支部研究会組織報告
- 各研究部役員、幹事、会報紀要委員報告
- 会報紀要委員氏名報告